Из чего состоит спонсорский пакет?
Традиции спонсорства заимствованы с Запада, поэтому при разработке спонсорских пакетов многие агентства опираются на шаблонный и во многом разумный состав кейса для спонсоров. Существует мнение, что четких градаций и правил для спонсорского пакета нет. Ошибочное мнение, есть интутивно понятный и экономически обоснованный набор документов, который должен быть представлен для изучения спонсору. Разумеется, после получения профессионально составленного письма-предложения по участию в проекте. В составе спонсорского пакета должны быть следующие позиции:
- Описание проекта, мероприятия, события или серии. Жанр текста – литературно-деловой, со статейными элементами. Как правило, текст описания спонсируемого мероприятия составляет объем от 2 до 4 страниц текста в зависимости от объема существенной для спонсора информации. Более подробно об описании проекта для спонсора можно прочитать здесь.
- Программа проекта, мероприятия, акции, спонсируемого события. В программном описании необходимо указать место проведения мероприятия (или объект, где будет эксплуатироваться ресурс, оплаченный спонсором). В документе подробно излагается сценарий мероприятия, с точным указанием времени каждого события. Также текст содержит информацию об организаторах проекта и участниках – здесь нужны фактические данные с указанием должностей, имен, статусных регалий. Как правило, программу разрабатывают организаторы, исходя из условий и запланированных событий. Наши специалисты при необходимости могут оказать помощь в доведении текста документа до требуемого уровня качества, в редактировании и правильном размещении информации. Фактические сведения должны быть предоставлены организатором мероприятия.
- Сведения о поддержке спонсируемого мероприятия. Текст поддержки содержит в себе перечень всех лиц и организаций, оказывающих моральную поддержку проекта. Это могут быть различные государственные и общественные организации, учреждения культуры и науки, общественные организации. Также в качестве лиц, поддерживающих проект, указываются известные и уважаемые персоналии. В данном разделе необходимы рекомендательные и благодарственные письма, решения, отзывы и пожелания по спонсируемому мероприятию – фактические доказательства поддержки мероприятия. Доказательные документы собирает организатор, текст поддержки может быт написан нашими специалистами на основе предоставленной информации. Стоимость текста составляет от руб. Отметим, что во многих случаях заручиться поддержкой или представить доказательства бывает сложно. В таких случаях текст из спонсорского пакета можно изъять или ограничиться общим текстом с перечнем содействующих лиц, сославшись на устные договоренности.
- Бюджет спонсорского мероприятия или проекта. В спонсорском пакете этот раздел является наиболее важным.
Открытая финансовая информация по затратам на проведение мероприятия – важнейший элемент успешного взаимодействия со спонсором. Необходимо указать суммы, в которые обойдется проект с подробным указанием всех статей расхода. Надо сказать, что степень детализации расходов на проект остается на совести организатора, но в любом случае должны быть определены минимальные и максимальные суммы, в которые обойдется проект. Важно отразить, какую часть расходов организатор берет на себя, а какую часть рассчитывает покрыть за счет спонсорских взносов. Это важно для титульных и генеральных спонсоров, поскольку именно для них важно видеть, насколько реально проведение мероприятия в рамках объявленной программы. Наши специалисты могут оказать помощь в доработке текста на основе предоставленной информации по статьям расходов, однако, этот раздел также остается в ведении организатора. - Спонсорские градации - перечень всех спонсорских пакетов, подготовленных к реализации. Данная информация должна быть представлена в обобщенном виде, чтобы каждый спонсор мог оценить свои финансовые возможности и ответные выгоды в зависимости от предоставляемых организатором преференций. Правильное определение количества спонсоров и спонсорских градаций – важный фактор успеха, здесь необходимо учитывать особенности мероприятия и правильно оценивать шансы закрытия главного спонсорского пакет. О видах спонсорских градаций подробнее читайте здесь.
- Реклама и PR для спонсора. Для спонсируемого мероприятия должна быть подготовлена и разработана рекламная кампания и медиа-план всех предварительных мероприятий. Как правило, основная работа ведется в расчете на титульного или генерального спонсора. В данном разделе спонсорского пакета указывают все публичные и рекламные моменты, где будет представлен или упомянут спонсор. Более подробно о рекламном пакете для спонсоров можно прочитать здесь.
